Secretaría y archivo

Antes de hablar de si existe la necesidad o no de guardar documentos, comunicaciones, etc., hemos de distinguir entre:

* Información: Informar es dar noticia de un hecho.

* Documentación: Documentar es justificar la verdad de una cosa con documentos. Documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.

La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales:

a) Necesidad de la información documental: hemos de tener presente que todo lo que la empresa hace forma parte de su experiencia y va a ir conformando poco a poco su crecimiento, su desarrollo. Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza constituyen su vida empresarial y son fuentes de información, necesaria para poder resolver sus operaciones de forma adecuada y decidir ante otros casos iguales o parecidos. Por tanto, podemos afirmar que la necesidad de guardar información surge del interés propio de la empresa.

b) Normativa legal: Según el artículo 30 del Código de Comercio: "... los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaería sobre sus herederos. En caso de disolución de Sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicha obligación".

Ahora bien, debemos distinguir diferentes clases de documentación, porque parece obvio que no todos los impresos, documentos y comunicaciones de la empresa deben ser guardados durante el mismo tiempo. Así, tenemos que:

* La documentación que acredita la propiedad de los bienes por parte de la empresa deberá ser conservada permanentemente.

* La documentación relacionada con terceros, porque genera bienes, obligaciones y/o derechos, sí que la guardaremos, aplicando el artículo 30 del Código de Comercio. Incluiremos en este apartado la documentación relacionada con aspectos laborales.

* Aquella documentación generada dentro de la empresa y no relacionada con terceros, es decir, de ámbito interno, sólo se conservará durante el tiempo que sea de actualidad, que sea vigente.

Vamos a ver los principales tipos de documentos que manejan las empresas:

CARTA COMERCIAL

Partes de una carta comercial:

1- Encabezamiento:

- Membrete: datos del que escribe.

- Fecha y dirección: domicilio del destinatario.

- Referencias: breve anotación que resume el contenido de la comunicación, el asunto. También puede utilizarse una fecha o un número para adelantar el motivo de dicha comunicación.

- Puede incluirse un "titular" del asunto que se trata en el "cuerpo" de la carta.

2- Cuerpo: texto, motivo de la comunicación.

3- Despedida: debe ser breve y cortés. Se suelen utilizar fórmulas predeterminadas.

4- Firma: nombre, apellidos y cargo.

SALUDA

Partes:

1- Encabezamiento: cargo o título de la persona que lo realiza y, a continuación, la palabra "SALUDA".

2- Cuerpo: se inicia con la preposición "a", en minúscula, luego el nombre del destinatario o cargo que ocupa en mayúscula y, a continuación, el texto que se desea comunicar.

3- Cierre. El pie del saluda consta de:

- Nombre y dos apellidos del remitente.

- Fórmula de cortesía.

- Localidad y fecha.

NOTAS INTERIORES

Partes: una nota interior suele constar de varios elementos, que pueden ser (aunque, al ser menos formales, pueden prescindir de alguno de ellos) los siguientes:

1- Membrete: nombre de la empresa o entidad, que ya va impreso.

2- Referencia: situada bajo el membrete. Es una línea en blanco donde se pondrán los nombres de

los que se comunican. .

3- Asunto: esta palabra va impresa literalmente; a continuación, se redacta de forma escueta el motivo que origina la comunicación.

4- Cuerpo: espacio en el que se redacta la comunicación.

5- Localidad, fecha y firma.

CERTIFICADO

Partes:

1- Membrete: identificación del organismo que lo extiende.

2- Encabezamiento: nombre, apellidos y cargo (en mayúsculas) de la persona que certifica.

3- Texto: se inicia con las expresiones "Certifica" o "Certifico que".

4- Frase final: “Y para que conste...” o “Y para que haga constar...”.

5- Localidad y fecha: en letra, a continuación de la frase final.

6- Firma y sello: da validez al certificado.

7- Visto bueno: va situado en la parte inferior izquierda. Es un requisito obligado en los certificados realizados por organismos públicos.

INSTANCIA

Partes de una instancia:

1- Encabezamiento: tratamiento y datos personales del solicitante.

2- Cuerpo o exposición: texto del escrito, la exposición de motivos que dan lugar a la solicitud van precedidos de la expresión "Expone que".

3- Solicitud: la petición concreta, clara y concisa. A continuación se consigna la localidad y la fecha, en letra, y la firma.

4- Pie: tratamiento, nombre, cargo y localidad de la persona a la que se dirige la instancia, que se escribe en la parte inferior del folio, en mayúsculas y sin margen.

DECLARACIÓN JURADA

Partes de que consta son las siguientes:

- Datos personales.

- Efecto al que se declara.

- Contenido: lo que declaramos.

- Para finalizar: localidad, fecha y firma.

CURRICULUM VITAE

1- Datos personales: nombre y apellidos, edad o fecha de nacimiento, domicilio, localidad, profesión (si existe), teléfono, móvil, E-mail… Cada dato debe consignarse en una línea.

2- Datos académicos:

- Títulos (Centro donde se han cursado los estudios, año de comienzo y final si no es un dato negativo, expediente si es bueno).

- Cursos (normalmente, de los que se pueda aportar certificación, siendo importante el n° de horas o créditos cursados y la organización que impartía el curso).

- Idiomas: cuáles, nivel (por ejemplo: conversación y lecto-escritura a nivel alto).

3- Datos profesionales: experiencia laboral: Habrá que reflejar la empresa, tiempo trabajado, puesto...

4- Otros datos:

- Carnet B-1, etc.

- Coche propio.

- Disponibilidad para viajar y/o cambiar de residencia.

- Otros datos que se consideren de interés: por ejemplo, aunque pongamos nivel alto de inglés, puede ser más explícito si reflejamos que hemos vivido 5 años en Estados Unidos, o que somos bilingües por ser nuestra madre alemana.

5- Localidad y fecha.

6- Firma

OFICIO

Partes:

1- Encabezamiento: consta de

- Membrete.

- Referencias.

- Asunto.

- Número.

En la referencia va la fecha o el nombre del departamento o sección que lo emite. En el asunto aparece un extracto de la comunicación. El número es el número de orden.

2- Cuerpo: es el texto del escrito.

3- Cierre:

- Fecha.

- Antefirma (cargo).

- Firma.
- Sello (izq. firma).

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