martes, 20 de octubre de 2015

Secretaría y archivo

Antes de hablar de si existe la necesidad o no de guardar documentos, comunicaciones, etc., hemos de distinguir entre:
* Información: Informar es dar noticia de un hecho.
* Documentación: Documentar es justificar la verdad de una cosa con documentos. Documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.
La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales:
a) Necesidad de la información documental: hemos de tener presente que todo lo que la empresa hace forma parte de su experiencia y va a ir conformando poco a poco su crecimiento, su desarrollo. Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza constituyen su vida empresarial y son fuentes de información, necesaria para poder resolver sus operaciones de forma adecuada y decidir ante otros casos iguales o parecidos. Por tanto, podemos afirmar que la necesidad de guardar información surge del interés propio de la empresa.
b) Normativa legal: Según el artículo 30 del Código de Comercio: "... los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaería sobre sus herederos. En caso de disolución de Sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicha obligación".
Ahora bien, debemos distinguir diferentes clases de documentación, porque parece obvio que no todos los impresos, documentos y comunicaciones de la empresa deben ser guardados durante el mismo tiempo. Así, tenemos que:
* La documentación que acredita la propiedad de los bienes por parte de la empresa deberá ser conservada permanentemente.
* La documentación relacionada con terceros, porque genera bienes, obligaciones y/o derechos, sí que la guardaremos, aplicando el artículo 30 del Código de Comercio. Incluiremos en este apartado la documentación relacionada con aspectos laborales.
* Aquella documentación generada dentro de la empresa y no relacionada con terceros, es decir, de ámbito interno, sólo se conservará durante el tiempo que sea de actualidad, que sea vigente.

Vamos a ver los principales tipos de documentos que manejan las empresas:
CARTA COMERCIAL
Partes de una carta comercial:
1- Encabezamiento:
- Membrete: datos del que escribe.
- Fecha y dirección: domicilio del destinatario.
- Referencias: breve anotación que resume el contenido de la comunicación, el asunto. También puede utilizarse una fecha o un número para adelantar el motivo de dicha comunicación.
- Puede incluirse un "titular" del asunto que se trata en el "cuerpo" de la carta.
2- Cuerpo: texto, motivo de la comunicación.
3- Despedida: debe ser breve y cortés. Se suelen utilizar fórmulas predeterminadas.
4- Firma: nombre, apellidos y cargo.
SALUDA
Partes:
1- Encabezamiento: cargo o título de la persona que lo realiza y, a continuación, la palabra "SALUDA".
2- Cuerpo: se inicia con la preposición "a", en minúscula, luego el nombre del destinatario o cargo que ocupa en mayúscula y, a continuación, el texto que se desea comunicar.
3- Cierre. El pie del saluda consta de:
- Nombre y dos apellidos del remitente.
- Fórmula de cortesía.
- Localidad y fecha.
NOTAS INTERIORES
Partes: una nota interior suele constar de varios elementos, que pueden ser (aunque, al ser menos formales, pueden prescindir de alguno de ellos) los siguientes:
1- Membrete: nombre de la empresa o entidad, que ya va impreso.
2- Referencia: situada bajo el membrete. Es una línea en blanco donde se pondrán los nombres de
los que se comunican. .
3- Asunto: esta palabra va impresa literalmente; a continuación, se redacta de forma escueta el motivo que origina la comunicación.
4- Cuerpo: espacio en el que se redacta la comunicación.
5- Localidad, fecha y firma.
CERTIFICADO
Partes:
1- Membrete: identificación del organismo que lo extiende.
2- Encabezamiento: nombre, apellidos y cargo (en mayúsculas) de la persona que certifica.
3- Texto: se inicia con las expresiones "Certifica" o "Certifico que".
4- Frase final: “Y para que conste...” o “Y para que haga constar...”.
5- Localidad y fecha: en letra, a continuación de la frase final.
6- Firma y sello: da validez al certificado.
7- Visto bueno: va situado en la parte inferior izquierda. Es un requisito obligado en los certificados realizados por organismos públicos.
INSTANCIA
Partes de una instancia:
1- Encabezamiento: tratamiento y datos personales del solicitante.
2- Cuerpo o exposición: texto del escrito, la exposición de motivos que dan lugar a la solicitud van precedidos de la expresión "Expone que".
3- Solicitud: la petición concreta, clara y concisa. A continuación se consigna la localidad y la fecha, en letra, y la firma.
4- Pie: tratamiento, nombre, cargo y localidad de la persona a la que se dirige la instancia, que se escribe en la parte inferior del folio, en mayúsculas y sin margen.
DECLARACIÓN JURADA
Partes de que consta son las siguientes:
- Datos personales.
- Efecto al que se declara.
- Contenido: lo que declaramos.
- Para finalizar: localidad, fecha y firma.
CURRICULUM VITAE
1- Datos personales: nombre y apellidos, edad o fecha de nacimiento, domicilio, localidad, profesión (si existe), teléfono, móvil, E-mail… Cada dato debe consignarse en una línea.
2- Datos académicos:
- Títulos (Centro donde se han cursado los estudios, año de comienzo y final si no es un dato negativo, expediente si es bueno).
- Cursos (normalmente, de los que se pueda aportar certificación, siendo importante el n° de horas o créditos cursados y la organización que impartía el curso).
- Idiomas: cuáles, nivel (por ejemplo: conversación y lecto-escritura a nivel alto).
3- Datos profesionales: experiencia laboral: Habrá que reflejar la empresa, tiempo trabajado, puesto...
4- Otros datos:
- Carnet B-1, etc.
- Coche propio.
- Disponibilidad para viajar y/o cambiar de residencia.
- Otros datos que se consideren de interés: por ejemplo, aunque pongamos nivel alto de inglés, puede ser más explícito si reflejamos que hemos vivido 5 años en Estados Unidos, o que somos bilingües por ser nuestra madre alemana.
5- Localidad y fecha.
6- Firma
OFICIO
Partes:
1- Encabezamiento: consta de
- Membrete.
- Referencias.
- Asunto.
- Número.
En la referencia va la fecha o el nombre del departamento o sección que lo emite. En el asunto aparece un extracto de la comunicación. El número es el número de orden.
2- Cuerpo: es el texto del escrito.
3- Cierre:
- Fecha.
- Antefirma (cargo).
- Firma.
- Sello (izq. firma).











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miércoles, 7 de octubre de 2015

Trámites de creación de empresas: a buscar los impresos


Vamos ya a buscar los impresos para realizar todos los trámites de creación de la empresa. Lo primero que tengo que decidir es si mi empresa va a ser de tipo persona física (empresario individual o, con socios, Comunidad de Bienes o Sociedad Civil) o jurídica, con personalidad propia, acudiendo a cualquiera de los distintos tipos sociales (S.Co., S.Com., S.L., S.L.N.E., S.A., S.L.L., S.A.L., S. Coop.).
Una vez decidido, vamos a ver trámites que, en general, se puede necesitar llevar a cabo. Impresos a rellenar, administraciones en las que hay que presentarlos, etc.
En primer lugar, te planteas ser un empresario individual, sin personalidad jurídica. Vas a tributar por el I.R.P.F. Te puede interesar si tu actividad no va a ser grande, y acabarías tributando más por Sociedades. Pero recuerda su gran inconveniente: tendrás responsabilidad ilimitada. Vamos a ver los trámites que tienes que hacer:
1.      Opcional: inscribirte en el Registro Mercantil de la Provincia, dentro del mes siguiente a la elaboración de los estatutos. Puedes ver algo de información online en:
La dirección en León es: Registro Mercantil de León Calle del Carmen 7, 24001 León 987 273 752     Correo electrónico:    leon@registromercantil.org
2.      Colegiación profesional, si el ejercicio de la actividad profesional requiere estar colegiado con carácter obligatorio (abogados, economistas, médicos...).
3.      Declaración censal y obtención del C.I.F. Debe tramitarse antes del inicio de la actividad, y se puede tramitar en la Ventanilla Única Empresarial (VUE). Aquí tienes normas de presentación de los modelos 036 y 037:
Aquí y puedes descargar la declaración censal, trámite ante la Agencia Tributaria MODELO 036
y el MODELO 037:
Explicación modelo 037 simplificado
4.      Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE): hay diez días hábiles para presentarla antes del inicio de la actividad, y se puede presentar en la VUE. Es un trámite ante la AEAT (Agencia Tributaria) de la provincia donde se va a realizar la actividad. Para poder descargarte el modelo, puedes acudir al siguiente link de la AEAT:
Explicación alta IAE
Alta IAE León explicación
Instancia alta IAE León
5.      Licencia de obras: si procede (si se va a realizar obra mayor o menor en una oficina o edificio de un término municipal), se debe solicitar antes del inicio de la obra, ante el Ayuntamiento en el que radique el inmueble en el que se va a llevar a cabo la obra. Se puede tramitar en la VUE. Por ejemplo, para el Ayuntamiento de León, aquí puedes descargar los modelos de instancia:
Solicitud licencia obra menor León
Solicitud licencia obra mayor
6.      Licencia ambiental: si procede, en función de la actividad que vamos a desarrollar. Es un trámite ante el Ayuntamiento, que podemos gestionar en la VUE, y que debe presentarse antes del comienzo de la actividad. Aquí puedes descarga el impreso del Ayuntamiento de León:
Solicitud licencia ambiental León
7.      Licencia de apertura: trámite con las mismas características que la licencia ambiental. Según la actividad, puede ser una licencia de apertura ambiental o de actividad inocua. También existe el trámite del cambio de titularidad de la licencia de apertura. Las descargas de los impresos del Ayuntamiento de León las tienes aquí:
Solicitud licencia apertura ambiental León
Solicitud de cambio titularidad licencia apertura León
8.      Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): trámite a realizar ante la Seguridad Social, dependiente del Ministerio de Trabajo e Inmigración, aunque en la VUE se puede tramitar, en los 30 días siguientes al inicio de la actividad. Aquí tienes información sobre los obligados, coberturas, etcc:
y aquí el impreso del TA0521:
9.      Inscripción de la empresa en la S.S. y obtención del código cuenta de cotización: es un trámite que sólo hace falta llevar a cabo si se contratan trabajadores. Se puede tramitar en la VUE. En esta página tienes información
 Información trámites autónomo
y aquí te puedes bajar el modelo TA-6 para tramitar la inscripción:
Modelo TA6 inscripción empresa en SS.
10.  Afiliación de los trabajadores en el Régimen General de la S.S.: como antes, sólo si se contratan trabajadores. Aquí hay enlaces a distintas páginas de información:
y aquí tienes para bajar el modelo TA.1 de solicitud de afiliación/Nº de la S.S. y otros:
Página bajar modelos de alta trabajadores
11.  Adquisición y sellado de los Libros de visita (requisitos: CIF/NIF y Nº Afiliación S.S.): los libros se vendes en papelerías y librerías especializadas. Una vez adquirido y rellenos sus datos, se legaliza en la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social (en León, sita en la Gran Vía de San Marcos, 27 - 2ª planta). Aquí tienes información:
12.  Comunicación de apertura del Centro de Trabajo o de reanudación de actividad: sólo si se tienen contratados trabajadores por cuenta ajena. Se tramita en la Oficina Territorial de Trabajo (en Gran Vía de San Marcos, 27) o en la VUE, en los 30 días posteriores al inicio de la actividad. Aquí hay información al respecto:
En esta misma página está un link para descargar un fichero pdf del impreso, que habrá de presentarse en la Oficina de Trabajo.
13.  Libro de compras y gastos y Libro de ventas e ingresos: se obtienen en las Agencias Tributarias y en librerías y papelerías especializadas. Permanecen en la empresa para su cumplimentación, aunque hay que presentarlos en la delegación de Hacienda para su legalización (en León, en Gran Vía de San Marcos, 18).
14.  Solicitud de legalización de Libros de Comercio: el empresario individual deberá hacer la solicitud ante el Registro Mercantil de su provincia en función de la legislación que le afecte. En ellos recogerá los registros de las operaciones que se realicen en su empresa. Aquí tienes información:
Información solicitud legalización libros de comercio.
Los libros se compran en librerías, papelerías, o hay posibilidad, como en los otros casos, de llevar un registro informatizado, con hojas que se imprimirán y se encuadernarán. La instancia, junto con los libros, se presenta en el registro Mercantil. Se legalizan antes de realizar anotaciones o en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Los libros se conservarán un mínimo de 5 años desde la última anotación. En la misma página del RºM de Málaga hay un programa que te puedes bajar para generar los soportes informáticos.

Creación de empresas. Trámites



Vamos a comenzar el tema de la creación de una empresa. Veremos trámites, administraciones a las que hay que dirigirse, impresos a rellenar...
Hoy en día todo se ha facilitado algo más, ya que hay administraciones que aceptan que los trámites se hagan telemáticamente, y además se ha creado la Ventanilla única empresarial, para agilizar los trámites y evitar la antigua peregrinación de ventanilla en ventanilla.
Para empezar, os propongo visitar varias páginas de internet en las que encontraréis información:
- En la página del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio:
- Página de la Ventanilla única empresarial:
- Página de "Crear empresas", con bastante información:
- Página de "Creación de empresas":